Aineistonhallinta kuntoon ennen ryhmän markkinointia
Ihmisiä koskevassa tutkimuksessa on tärkeää, että tutkimukseen osallistuva kokee, että hänen tarjoamansa aineisto on luottamuksellisissa käsissä. Ennen kuin pääsin markkinoimaan syksyllä alkavaa ryhmääni, tulivat tietosuojasäännökset tutuiksi. Jos työhyvinvointiryhmäni kiinnostaa, mutta osallistuminen mietyttää, tässä tekstissä on sinulle paljon hyödyllistä tietoa päätöksenteon tueksi.
Tänä keväänä on mennyt paljon aikaa ns. aineistonhallintaan ja sen suunnittelemiseen. Koska oma tutkimukseni koskee ihmisiä ja liittyy työhyvinvointiin, aineistonhallinta ei ole ihan yksinkertaista. Kerään siis aineistoni ryhmää ohjaamalla, joten on tärkeää, että osallistujat kokevat, että he ja heidän tarjoamansa aineisto ovat luottamuksellisissa käsissä. Tässä tekstissä yritän selkokielellä avata sitä, mitä aineistoon kuuluu ja miten osallistuja voi varmistua, että hänestä ei sen kautta paljastu mitään sellaista, mistä hänet voisi tunnistaa – eli yritän vastata kysymyksiin, joita ryhmästä kiinnostuneille ehkä nousee mieleen. Ryhmään osallistuminen ei maksa mitään, mutta myöskään kuluja (kuten matkakuluja) ei korvata.
Kirjallisuusterapeuttinen työhyvinvointiryhmä kokoontuu syyskuusta 2024 huhtikuuhun 2025, alustavasti joka toinen tiistai-ilta klo 17.30–19.30. Tapaamisajat voivat vielä muuttua, jos ryhmässä yhdessä niin sovitaan. Ryhmässä käytetään valmiita ja itse kirjoitettuja tekstejä keskustelun tukena. Aineistooni kuuluvat:
1. Alkuhaastattelu
2. Alku-, väli-, loppu- ja seurantakysely
3. Kirjoitetut tekstit
4. Live- ja Zoom-tapaamisten tallenteet
5. Tutkimuspäiväkirja
Käsittelen aineistoja pelkästään yliopiston koneella. Aineistojen tallentaminen on tarkoin suunniteltu, ja käytän vain Jyväskylän yliopiston (Jyu) sensitiivisen aineiston tallentamiseen sopivia ratkaisuja. Olen myös käynyt tohtoriopiskelijoille järjestettäviä erilaisia kursseja esimerkiksi henkilötietoja sisältävään aineistonhallintaan, tutkimuksen eettisyyteen ja datan anonymisointiin liittyen. Lisäksi olen saanut arvokasta apua Jyväskylän yliopiston Avoimen tiedon keskuksesta. Tutkimuksen tiedote ja tietosuojailmoitus sekä suostumuslomake on käyty asiantuntijoiden kanssa tarkoin läpi. Myös aineiston arkistointiin liittyviin asioihin olen saanut apua.
Tämä vaihe on ollut työläs ja rehellisesti sanottuna välillä melkoisen puuduttavakin, mutta uskon, että vankka pohja antaa minulle erinomaiset edellytykset ohjata ryhmää tietoturvallisuus tarkasti huomioiden. Seuraavaksi avaan aineistoja vielä tarkemmin.
Aineistojen tallentaminen on tarkoin suunniteltu.
Alkuhaastattelu
Ryhmässä on kyse on ennaltaehkäisevästä toiminnasta, ei siis varsinaisesta terapiasta. Erilaisten kirjallisuusterapeuttisten harjoitusten avulla kartoitetaan työhön liittyviä kuormitustekijöitä ja keinoja niiden hallitsemiseksi. Ryhmään sitoutuminen ja itsetutkiskelu vie kuitenkin aina voimavaroja, joten on tärkeää, että osallistujalla ei ole käynnissä akuuttia kriisiä tai esimerkiksi diagnosoitua työuupumusta. Ryhmässä toimiminen ja asioista yhdessä keskusteleminen tarjoaa tärkeää vertaistukea. Siksi rajaan kohderyhmän ns. ihmistyötä tekeviin, eli esimerkiksi sote- tai opetusalalla työskenteleviin. Ajatustenvaihto saman tyyppisten asioiden kanssa työskentelevien kanssa tuo uusia näkökulmia omaan työhön. Ryhmässä tutustutaan myös traumainformoituun työotteeseen, josta hyötyvät erityisesti ihmistyötä tekevät.
Alkuhaastattelu ei sido mihinkään. Sitä ei tallenneta, mutta kirjoitan siitä käsin muistiinpanoja käyttäen sinusta yhdessä sopimaamme nimimerkkiä – kuitenkin vain siltä osin kuin se tutkimukseen osallistumisen kannalta on tarpeellista. Alkuperäiset muistiinpanot hävitän heti, kun olen saanut tarvittavat tiedot tallennettua CollabRoomiin, Jyväskylän yliopiston käyttämään turvalliseen työtilaan.
Alkuhaastattelussa myös sinulla on mahdollisuus kysyä lisää tutkimuksesta, ja käymme tarkoin sekä tiedotteen että tietosuojailmoituksen läpi. Ja huom! Vaikka haastattelun jälkeen yhdessä toteaisimme, että sovit ryhmään ja ”varaisit” paikan, voit vielä elokuussakin muuttaa mieltäsi ja perua osallistumisesi.
Alkuhaastattelu ei sido mihinkään.
Kasvotusten tai etänä tehtävässä alkuhaastattelussa siis varmistan, että ryhmästä kiinnostunut sopii ryhmään. Muutoin kiinnostuneita ei mitenkään ”valikoida”; ryhmään pääsee ilmoittautumisjärjestyksessä 10 ensimmäistä kriteerit täyttävää. Koska ennen ryhmän alkua on kesäloma-aika, tavoitteeni on saada ainakin jokunen alkuhaastattelu tehtyä jo ennen kuin ihmiset lähtevät lomille. Jos siis olet kiinnostunut, kannattaa olla minuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ryhmään pääsee ilmoittautumisjärjestyksessä 10 ensimmäistä kriteerit täyttävää.
Kyselyt
Tutkimuksen eri vaiheissa osallistujat vastaavat myös kyselyyn, jossa seurataan kokemuksia ja vaikutuksia ryhmään osallistumisesta. Kyselyssä kartoitetaan myös osallistujan omaa arviota sen hetkisestä työkyvystä. Osallistujan taustasta kysytään esimerkiksi perhetaustaa sekä ikää ja työkokemusta viiden vuoden tarkkuudella – ei siis mitään yksityiskohtaisia tietoja. Ensimmäinen kysely toteutetaan ennen ryhmän alkua syyskuun alussa, toinen joulutauolla, kolmas ryhmän päätyttyä ja neljäs, ns. seurantakysely, noin 6 kk ryhmän päättymisen jälkeen. Suurin osa kysymyksistä on monivalintakysymyksiä, mutta tilaa on myös laajemmalle vastaukselle.
Kyselyt toteutetaan verkossa REDCap-ohjelmistolla, joka on Jyväskylän yliopiston käyttämä tietoturvallinen verkkoselainpohjainen työkalu sähköisten kyselyjen toteuttamiseen, kun kerätään mahdollisesti sensitiivistä kyselydataa. Kyselyyn vastataan alkuhaastattelussa sovitulla nimimerkillä.
Kirjoitetut tekstit
Koska kyse on kirjoittamisen tutkimuksesta, tärkeimpänä aineistona ovat osallistujien ryhmässä kirjoittamat tekstit. Kerään tai kopioin tekstit aina mahdollisimman pian tapaamisen jälkeen. Henkilötietojen suojaamiseksi poistan aineistosta tallennusvaiheessa kaikki suorat tunnistetiedot (esimerkiksi mahdolliset nimet ja paikat muutetaan), tästä näet esimerkin alkuhaastattelussa. Osallistuja ohjeistetetaan jo kirjoittaessa käyttämään ”peitenimiä” ja välttämään tunnistettavia yksityiskohtia. Tekstiaineistot säilytän CollabRoomissa tai Cryptomator-salausohjelmalla kryptattuna NextCloudissa.
Henkilötietojen suojaamiseksi poistan aineistosta tallennusvaiheessa kaikki suorat tunnistetiedot.
Live- ja Zoom-tapaamisten tallenteet
Tapaamme joka toinen viikko vuorotellen etänä ja livenä. Etätapaamiset tapahtuvat Jyväskylän yliopiston lisensioimalla, tietoturvallisella Zoom-alustalla – ei siis ”tavallisella” Zoom-alustalla. Noin kerran kuussa kokoonnumme Jyväskylän yliopiston tiloissa, eli osallistujalla tulee olla mahdollisuus saapua paikan päälle omakustanteisesti.
Koska kirjallisuusterapeuttisessa työskentelyssä vuorovaikutus on todella tärkeässä osassa, tapaamiset taltioidaan. Siten varmistan, että yhteinen keskustelumme ei jää vain omien muistiinpanojeni varaan, jolloin jotain tärkeää saattaisi jäädä huomaamatta. Tapaamisten videotallenteita säilytetään Jyväskylän yliopiston Tutkimusmoniviestimessä, joka on sensitiivisen, arkaluonteisia henkilötietoja sisältävän media-aineiston käsittelyyn tarkoitettu järjestelmä yliopiston palvelimella. Tutkimusmoniviestintä hyödynnän myös tapaamisten keskustelujen litteroinnissa. Tapaamisista laaditut litteroinnit eli transkriptiot tallennan CollabRoomiin. Alkuperäiset nauhoitukset hävitetään viimeistään aineiston arkistointivaiheessa tutkimuksen päätyttyä.
Koska kirjallisuusterapeuttisessa työskentelyssä vuorovaikutus on todella tärkeässä osassa, tapaamiset taltioidaan.
Tutkimuspäiväkirja
Pidän tutkimuksen aikana ns. tutkimuspäiväkirjaa, johon kirjaan myös tapaamisten aikaisia huomioitani ja ajatuksiani. Vältän turhien, yksityiskohtaisten tai tutkimuksen kannalta merkityksettömien asioiden kirjaamista. Osallistujia käsittelen nimimerkeillä. Pohdin siinä erityisesti omaa kaksoisrooliani sekä tutkijana että ohjaajana. Kirjaan esimerkiksi, miten harjoitukset toimivat, millaista keskustelua mikäkin harjoitus saa aikaan, millainen on yleinen tunnelma, kuinka monta henkeä on paikalla, mitä olisi voinut tehdä toisin…
Pohdin tutkimuspäiväkirjassani erityisesti omaa kaksoisrooliani sekä tutkijana että ohjaajana.
Tätä kirjoittaessa on ensimmäiset haastattelut jo sovittu kesäkuulle. Mikäli työhyvinvointiryhmä kiinnostaa, ole pian yhteydessä: sari.ml.kortesoja(at)jyu.fi. Otan ryhmään mukaan 10 ensimmäisenä kriteerit täyttävää ilmoittautunutta.
Työelämän pysäkki – kirjallisuusterapeuttinen ryhmä työhyvinvoinnin tukena
Lue, mitä aineistoon kuuluu ja miten sitä käsitellään.